Mengikuti prosedur dengan baik dan benar adalah salah satu cara menghindari kesalahan, kerusakan dan kerugian pada suatu kegiatan. Hal ini berlaku termasuk pada pengiriman barang atau ekspedisi. Meningkatnya kebutuhan akan pengiriman barang dari Jakarta ke Makassar cukuplah tinggi. Dibalik kemudahan cara pesan ekspedisi, ternyata ada beberapa prosedur yang harus dipenuhi. Apa saja itu? Temukan jawabannya dari ulasan berikut ini.
Inilah Beberapa Prosedur Pengiriman Yang Harus Dilakukan Penyedia Jasa Ekspedisi Yang Wajib Anda TahuÂ
- Prosedur Pemesanan Yang Benar
Proses pemesanan dilakukan sebelum perjanjian pengiriman dibuat. Di langkah ini, perlu dilakukan prosedur yang benar dengan melengkapi dokumen penting. Mungkin saja Anda menemukan pemesanan yang hanya perlu sedikit dokumen. Namun untuk ekspedisi berupa barang berharga, dokumen foto copy KTP, NPWP hingga SPPKP juga diperlukan. Hal ini dirasa penting untuk mempermudah proses komunikasi dan juga tanggung jawab transaksi.
Selain memudahkan komunikasi pada saat pengiriman, dokumen tersebut juga digunakan untuk pembuatan Bill of Loading. Kelengkapan detail barang, data muatan, jumlah barang, nama pengirim, TTD, dll. akan dibutuhkan untuk mempercepat pembuatan Bill of Loading. Selain itu, pengguna jasa pengiriman barang dari Jakarta ke Makassar juga perlu memberi penjelasan tentang jenis barang beserta dengan berat muatan barang yang akan dikirim.
- Pemeriksaan Kontainer Empty Yang Disesuaikan Dengan Jenis Barang
Setelah pesanan diterima, pihak jasa akan melakukan cek Kontainer Empty (kontainer kosong). Setiap penyedia jasa ekspedisi akan punya container Empty untuk setiap pengiriman. Sebelum paket dimasukkan, perusahaan akan mengecek kelayakan kontainer dan juga kesesuaiannya dengan barang. Dalam tahap ini, biasanya pengirim bisa melakukan cek kontainer dan punya hak untuk menolak jika dianggap kurang sesuai dan tidak layak pakai.
Pada umumnya, jika barang yang dikirim tidak terlalu banyak Anda tidak akan diminta untuk cek kontainer. Hal ini dikarenakan pengiriman akan dibarengkan dengan pesanan lainnya. Anda tidak perlu menambah biaya untuk ganti kontainer. Namun jika Anda sudah terima, makan akan kena biaya lift on dan lift off empty. Nantinya Anda akan dapat EIR (Equipment interchange Receipt) yang berisi persetujuan dan serah terima kontainer empty
- Penentuan Batas Ukuran Dan Berat Kontainer Yang Akan Digunakan
Setelah melihat kondisi kontainer, jasa pengiriman barang dari Jakarta ke Makassar akan menentukan batas berat maksimal kontainer. Akan dijelaskan berat maksimum yang digunakan untuk tiap ukuran kontainer yang tersedia. Dalam hal ini, setiap kontainer akan punya kapasitas ukuran dan berat yang berbeda. Sehingga perlu penyesuaian dengan paket yang akan dikirimkan. Berdasar ukuran, kontainer terdiri dari 20ft, 40ft, 40HC ft dan juga 45ft.
Selain dari ukuran, kontainer juga terbagi dari jenis kargo yakni dry, special, dan reefer kargo. Dengan data barang yang rinci, maka proses ini bisa dilakukan relatif lebih cepat. Sebagai contoh, jika pakai kontainer dengan ukuran 20ft maka payload atau total muatan bisa mencapai 28.3 metrik ton. Sedangkan untuk 40ft kontainer, banyak muatan mencapai 30.4 metrik ton. Jadi, berikan detail barang yang akan dikirim dengan terperinci.
- Pemenuhan Ketentuan Pengiriman Barang Berupa Benda Cair
Jika Anda ingin kirim paket barang cair, maka siap – siaplah untuk ditolak. Termasuk pada jasa pengiriman barang dari Jakarta ke Makassar. Penolakan ini cukup sering terjadi baik dalam jalur darat, laut ataupun udara karena paket benda cair punya banyak risiko. Mulai dari risiko mudah tumpah, menciprati barang, hingga merembes ke kontainer lainnya. Kemudian, pengemasan lebih susah karena perlu menghindari kerusakan barang.
Selain itu, paket barang cair sering kali dalam wadah yang mudah pecah (kaca). Tidak hanya itu, barang cair juga berisiko menguap yang bisa menyebabkan ledakan dan kebakaran. Apalagi jika paket mengandung bahan kimia, bocoran bisa membuat bau menyengat yang akan mengganggu orang. Dalam hal ini, prosedur yang perlu dipenuhi adalah paket harus dimasukkan dalam tangki yang kemudian dilas dengan kontainer yang akan digunakan.
- Pemenuhan Ketentuan Pengiriman Barang Pecah Belah (Mudah Rusak)
Ekspedisi juga berlaku untuk barang padat, termasuk barang pecah belah atau mudah rusak. Kontainer khusus untuk barang mudah rusak seperti buah, telur, sayur dan sebagainya disebut dengan general purpose container. Kontainer ini juga disebut dengan peti kemas yang digunakan untuk proses pengiriman barang dari Jakarta ke Makassar. Peti kemas ini juga dikenal dengan sebutan gudang yang berbahan baja karena kuat dan keras.
Biasanya peti kemas juga digunakan untuk penyimpanan barang dan bisa diangkut dengan moda transportasi darat, air ataupun udara. Karena itulah, peti kemas sering kali dipakai oleh penyedia jasa pengiriman lintas pulau. Namun, perlu diketahui bahwa keterlambatan pengiriman bisa saja terjadi. Jika ada kerusakan pada barang, pihak penyedia jasa tidak akan bertanggung jawab. Karena itu, disarankan untuk tidak mengisi barang terlalu penuh.
- Pembayaran Kompensasi Kepada Pihak Pelayaran
Prosedur akhir yang perlu dilakukan oleh pihak penyedia jasa adalah Demurrage atau pembayaran kompensasi kepada pihak pelayaran. Bagi para pengguna jasa, pastinya hanya berpikir kapan paket akan sampai dan biaya total pengiriman. Namun, saat kapal sampai di dermaga penyedia jasa bisa saja harus membayar Demmurage sebagai denda atas keterlambatan stripping kontainer yang sudah melampaui batas waktu yang ditetapkan.
Biasanya batas waktu tersebut dikenal dengan nama free time yang standarnya berlaku selama 5 hari kerja pengiriman barang dari Jakarta ke Makassar. Namun, terkadang ada juga denda free time yang ternyata dihitung sejak kapal selesai bongkar atau hari pertama. Berlanjut hingga selesai stripping dan kontainer kembali ke CY/depo terkait. Jika prosedur sudah selesai, maka penyedia jasa akan segera mengirim dan memberi tahu pengguna jasa.
Itulah beberapa prosedur yang harus dipenuhi oleh pihak pemberi jasa ekspedisi Jakarta Makassar. Sebagai pengguna jasa mungkin saja Anda berharap barang cepat sampai, namun ternyata proses pengiriman cukup rumit dan perlu ketelitian. Mulai dari pemesanan, cek dan penentuan batas ukuran dan berat pada kontainer. Kemudian, harus menyesuaikan ketentuan pengiriman barang hingga Demurrage. Semua agar tidak terjadi kerugian pada kedua pihak.